Форма зворотного зв’язку і GDPR. Скільки полів вам справді треба і куди потрапляють заявки

Людина заповнює форму зворотного зв’язку на вашому сайті. Ім’я, номер телефону й коротке питання про вільний час. Натискає «Надіслати» й забуває. Її дані лишаються у вашій пошті, а часто ще й у базі сайту та в телефоні того, хто цю пошту читає. Форма збирає персональні дані, а це сфера GDPR.

Ми не пишемо тут, що саме має стояти у вашій інформації про обробку даних. Це вирішує юрист. Пишемо про те, що є в самому регламенті, і про те, що можна впорядкувати технічно, перш ніж до нього йти. У Польщі цей регламент називають RODO.

Що каже сам GDPR про форму зворотного зв’язку

У регламенті нема статті про форми. Зате є кілька норм, які стосуються будь-якого місця, де збирають дані.

Стаття 13 перелічує інформацію, яку надають людині, коли в неї збирають дані. Серед іншого це назва й контакти контролера, тобто того, хто вирішує, як обробляються дані, мета й правова підстава обробки, одержувачі даних, строк зберігання або критерії, за якими його визначають, права цієї людини і право подати скаргу до наглядового органу.

Стаття 5 говорить про мінімізацію даних. Дані мають бути адекватними, доречними й обмеженими тим, що потрібно для мети, заради якої їх обробляють. У тій самій статті сказано, що зберігати їх слід не довше, ніж це потрібно.

Якщо щось спирається на згоду, стаття 7 каже, що контролер має бути здатний довести, що згоду отримав, а відкликати згоду має бути так само легко, як її дати. У пункті 32 преамбули прямо написано, що мовчання, заздалегідь позначені поля чи бездіяльність не повинні означати згоду.

Що з цього випливає для вашої форми і як має звучати текст біля неї, варто перевірити з юристом. Нижче частина, яку ви можете підготувати самі.

Тільки ті поля, які справді потрібні

Біля кожного поля подумайте, що ви зробите з цією інформацією. Якщо відповідаєте на заявки листом, номер телефону може бути необов’язковим. Якщо передзвонюєте, може бути навпаки. Поле «домашня адреса» в заявці на запис рідко має пояснення.

Форми часто просять більше, бо в шаблоні були такі поля і їх ніхто не прибрав. Коротшу форму ще й легше заповнити на телефоні, а менше полів означає менше даних, про які потім треба дбати.

Окрема галочка для маркетингу, яку людина ставить сама

Чи потрібне поле згоди для самої заявки, чи досить інформації біля форми, вирішуйте з юристом. Згода на маркетинг є окремим питанням.

Якщо хочете надсилати розсилку чи пропозиції, прохання про таку згоду зазвичай стоїть окремою галочкою під формою. Людина ставить її сама. Галочка, поставлена заздалегідь, і є тим випадком, про який говорить пункт 32 преамбули, і наш скан позначає її як річ до перевірки. Стаття 7 ще каже, що коли згода є частиною письмової заяви, яка стосується й інших питань, прохання про згоду має чітко відрізнятися від решти.

Технічно форма має записувати, коли людина поставила галочку і який текст згоди був у ту мить. Без цього через рік важко щось довести. Спитайте розробника, чи ваша форма так робить.

Чи потрібна на маркетинг згода взагалі і в якій формі, залежить також від інших законів, крім GDPR. Це ще одне питання до юриста.

Куди потрапляють заявки і скільки там лежать

Подивіться, куди насправді приходять заявки з форми. Буває, що в спільну скриньку, яку читають кілька людей, або на приватну адресу власника. Буває, що копія лишається ще й у базі сайту, а в панелі лежать усі заявки від дня запуску.

Серед інформації зі статті 13 є строк зберігання. Щоб його назвати, його спершу треба визначити. Скільки саме, домовтеся з юристом, а потім попросіть розробника, щоб старі заявки в базі сайту видалялися самі після цього строку. Зі скринькою пошти це треба зробити окремо.

Форма має надсилати дані тільки шифрованим з’єднанням, тобто через https. Якщо сайт відкривається ще й через звичайний http і не перекидає на шифровану версію, дані з форми можуть іти відкритим текстом. Стаття 32 GDPR називає шифрування серед прикладів заходів безпеки.

Без захисту від спаму форма рано чи пізно засипле пошту сміттям. Простий захист дає приховане поле, якого людина не бачить, а бот заповнює, плюс обмеження, скільки заявок може прийти з одного місця за короткий час. Частина засобів проти спаму працює як скрипти сторонніх фірм, що завантажуються в кожного відвідувача. Чи треба згадати їх у політиці конфіденційності, питання до юриста.

Що покаже наш скан, а чого ні

Наш безкоштовний скан сайту дивиться в код сторінки й шукає сигнали щодо захисту даних і cookies. Він перевіряє, чи є біля форми поле згоди або посилання на політику конфіденційності, чи не стоїть галочка згоди заздалегідь і чи не запускаються інструменти аналітики до згоди на cookies. Заодно він перевіряє, чи перекидає сайт з http на https.

Скан читає код, який віддає сервер, тож форму, яку пізніше домальовує скрипт, він не побачить. Це не юридична оцінка. Скан показує, чого бракує в коді, а не те, чи відповідають ваші документи закону. Куди йдуть заявки і хто їх читає, жоден скан ззовні теж не побачить. Як перевірити форму крок за кроком, ми писали в тексті про приймання сайту від розробника.

Надішліть сьогодні одну заявку через свою форму й запишіть, куди вона прийшла, хто її бачить і скільки вона там пролежить. З цими трьома відповідями розмова з юристом буде коротшою.