Автоматизація процесів, AI і OCR — студія з Гданська

Хтось у фірмі щодня переписує те саме: рахунки в бухгалтерію, дані з форм у таблицю, замовлення з пошти на склад. Найдорожче тут не години — найдорожче помилки, які виходять назовні аж при закритті місяця.

Автоматизація починається з одного процесу, а не з революції. Документ читає система, правила перевірки зупиняють хибний запис ще до бази, а людина лишається там, де вона справді потрібна, — на винятках і на рішеннях.

Спрощена ілюстрація: перегляд документа, поля, зняті з паперу, і правило перевірки. Це рисунок, а не знімок екрана з упровадження.

Що входить в обсяг

  • Аналіз документів і правил на ваших справжніх файлах, а не на зразкових
  • Розпізнавання документів (OCR) замість ручного переписування
  • Правила перевірки, що зупиняють хибний документ до запису в базу
  • Шлях винятків: що діється з документом, якого система не розуміє
  • Модуль AI як окремий компонент — його можна вимкнути або замінити без перебудови решти
  • Обробка в узгодженій інфраструктурі, без передавання вмісту зовнішнім сервісам
  • Інтеграція з ERP, складом, бухгалтерією й поштою
  • Журнал операцій: видно, що і коли зробила система та хто це затвердив
  • Хостинг, сертифікат SSL, резервні копії й моніторинг у межах упровадження
  • Технічний бік GDPR — фірмові документи майже завжди містять персональні дані
  • Документація правил, передання доступів і повна власність коду

Хостинг, сертифікат SSL, резервні копії й технічний бік вимог GDPR налаштовуються в межах впровадження — це частина узгодженої ціни, а не окрема позиція. Подальша опіка над робочою системою, тобто оновлення, моніторинг і підтримка, — окрема підписка, яку оцінюємо при передаванні.

Як працюємо

  1. Аналіз документів і правил

    Беремо реальні файли за останні тижні й дивимось, що в них повторюється, а що є винятком. Це вирішує, чи автоматизація взагалі окупиться — і часом відповідь «ні».

    Від вас потрібно Повного набору зразків, зокрема негарних: сканованих криво, з дописками, з печаткою на сумі.

  2. Прототип на ваших файлах

    Показуємо розпізнавання на ваших документах, а не на демонстраційних. Одразу видно, де система помиляється й що треба уточнити в правилах.

    Від вас потрібно Людини, яка сьогодні ці документи переписує, — вона знає, де пастки.

  3. Впровадження на одному процесі

    Запускаємо один тип документа паралельно з поточною роботою. Доки результати не збігаються, автомат нічого не заміняє.

    Від вас потрібно Згоди на період паралельної роботи й людини, яка порівняє результати.

  4. Розширення на наступні

    Коли перший процес працює, додаємо наступні типи документів. Правила й інтеграції вже на місці, тож кожен наступний дешевший за перший.

    Від вас потрібно Рішення, який процес наступний у черзі.

  5. Передання й опіка

    Документація правил, навчання й передання доступів. Правила описані так, щоб їх можна було змінити без нас.

    Від вас потрібно Вказати людину, яка керуватиме правилами з вашого боку.

Скільки на рік коштує робота, яку роблять руками

Порахуйте, скільки на рік коштують години, витрачені на переписування даних руками.

Повна вартість для роботодавця, а не ставка на руки — інакше результат буде заниженим.

Це ваше припущення. Нам тут нема чого підставити — воно залежить від вашого процесу, а не від галузі.

Заповніть усі поля — без них немає чого рахувати. Ми не підставляємо жодних значень за замовчуванням, бо кожне з них було б нашим припущенням, а не вашим.

Це арифметика з наведених вами припущень, а не наш прогноз. Кожне число в результаті походить із полів вище — жодних середніх по ринку й жодних оцінок з нашого боку тут немає.

Відкрити повний калькулятор →

Часті питання

Чи потрапляють наші документи до зовнішнього постачальника AI?

За замовчуванням ні: модуль обробляє документи в узгодженій інфраструктурі, і вміст назовні не виходить. Якби конкретний проєкт вимагав зовнішньої моделі, ми кажемо про це до підписання договору — це міняє вашу власну документацію GDPR і не є технічною дрібницею.

Що діється, коли система хибно розпізнає документ?

Його зупиняють правила перевірки ще до запису в базу. Документ іде на шлях винятків і чекає на людину. Проєктуємо це так, щоб помилка коштувала перевірки, а не виправлення в бухгалтерії.

Скільки документів треба, щоб це окупалось?

Єдиної межі немає — важить повторюваність, а не кількість. Сто однакових рахунків на місяць автоматизуються краще, ніж тисяча документів, кожен з яких виглядає інакше. Відповідь дає аналіз на ваших файлах, а не таблиця.

Чи це замінить людей?

Заміняє переписування, а не рішення. Зазвичай закінчується тим, що та сама людина обробляє винятки й контролює результати, замість вводити все поспіль.

Чи AI ухвалює рішення за нас?

Ні. Модуль розпізнає й пропонує, а запис проходить через правила і — там, де це істотно, — через затвердження людиною. Кожна операція лишається в журналі, тож видно, що система зробила й на якій підставі.

А якщо зміниться формат документа або приписи?

Правила описані окремо від коду саме для цього. Зміна формату рахунка — це зміна правила, а не перебудова системи, і після передання ви зробите її без нас.

Чи можна вбудувати це в нашу теперішню систему?

Зазвичай так — інтегруємось із ERP, складом, бухгалтерією й поштою. Якщо система не має API, дивимось інші шляхи обміну даними й прямо кажемо, коли котрийсь із них крихкий.

Поговорімо про ваш проєкт

Оберіть час розмови або лишіть номер — передзвонюємо в робочі години.

абоЛишити номер — передзвоню