Автоматизация процессов, AI и OCR — студия из Гданьска

Кто-то в фирме каждый день переписывает одно и то же: счета в бухгалтерию, данные из форм в таблицу, заказы из почты на склад. Дороже всего здесь не часы — дороже всего опечатки, которые вылезают только при закрытии месяца.

Автоматизация начинается с одного процесса, а не с революции. Документ читает система, правила проверки останавливают ошибочную запись ещё до базы, а человек остаётся там, где он действительно нужен, — на исключениях и на решениях.

Упрощённая иллюстрация: просмотр документа, поля, снятые с бумаги, и правило проверки. Это рисунок, а не снимок экрана с внедрения.

Что входит в объём

  • Анализ документов и правил на ваших настоящих файлах, а не на образцах
  • Распознавание документов (OCR) вместо ручного переписывания
  • Правила проверки, останавливающие ошибочный документ до записи в базу
  • Путь исключений: что происходит с документом, который система не понимает
  • Модуль AI как отдельный компонент — его можно выключить или заменить без перестройки остального
  • Обработка в согласованной инфраструктуре, без передачи содержимого внешним сервисам
  • Интеграция с ERP, складом, бухгалтерией и почтой
  • Журнал операций: видно, что и когда сделала система и кто это утвердил
  • Хостинг, сертификат SSL, резервные копии и мониторинг в рамках внедрения
  • Техническая сторона GDPR — документы фирмы почти всегда содержат персональные данные
  • Документация правил, передача доступов и полное владение кодом

Хостинг, сертификат SSL, резервные копии и техническая сторона требований GDPR настраиваются в рамках внедрения — это часть согласованной цены, а не отдельная позиция. Дальнейшая поддержка работающей системы, то есть обновления, мониторинг и помощь, — отдельная подписка, которую оцениваем при передаче.

Как работаем

  1. Анализ документов и правил

    Берём реальные файлы за последние недели и смотрим, что в них повторяется, а что является исключением. Это решает, окупится ли автоматизация вообще — и иногда ответ отрицательный.

    От вас нужно Полного набора образцов, в том числе некрасивых: отсканированных криво, с пометками, с печатью на сумме.

  2. Прототип на ваших файлах

    Показываем распознавание на ваших документах, а не на демонстрационных. Сразу видно, где система ошибается и что нужно уточнить в правилах.

    От вас нужно Человека, который сегодня эти документы переписывает, — он знает, где ловушки.

  3. Внедрение на одном процессе

    Запускаем один тип документа параллельно с текущей работой. Пока результаты не совпадают, автомат ничего не заменяет.

    От вас нужно Согласия на период параллельной работы и человека, который сравнит результаты.

  4. Расширение на следующие

    Когда первый процесс работает, добавляем следующие типы документов. Правила и интеграции уже на месте, поэтому каждый следующий дешевле первого.

    От вас нужно Решения, какой процесс следующий в очереди.

  5. Передача и поддержка

    Документация правил, обучение и передача доступов. Правила описаны так, чтобы их можно было изменить без нас.

    От вас нужно Указать человека, который будет управлять правилами с вашей стороны.

Сколько в год стоит работа, которую делают руками

Посчитайте, сколько в год стоят часы, потраченные на переписывание данных руками.

Полная стоимость для работодателя, а не ставка на руки — иначе результат будет заниженным.

Это ваше допущение. Нам сюда нечего подставить — оно зависит от вашего процесса, а не от отрасли.

Заполните все поля — без них нечего считать. Мы не подставляем никаких значений по умолчанию, потому что каждое из них было бы нашим допущением, а не вашим.

Это арифметика из приведённых вами допущений, а не наш прогноз. Каждое число в результате берётся из полей выше — никаких средних по рынку и никаких оценок с нашей стороны здесь нет.

Открыть полный калькулятор →

Частые вопросы

Попадают ли наши документы к внешнему поставщику AI?

По умолчанию нет: модуль обрабатывает документы в согласованной инфраструктуре, и содержимое наружу не выходит. Если бы конкретный проект требовал внешней модели, мы говорим об этом до подписания договора — это меняет вашу собственную документацию GDPR и не является технической мелочью.

Что происходит, когда система ошибочно распознаёт документ?

Его останавливают правила проверки ещё до записи в базу. Документ уходит на путь исключений и ждёт человека. Проектируем это так, чтобы ошибка стоила проверки, а не исправления в бухгалтерии.

Сколько документов нужно, чтобы это окупалось?

Единой границы нет — важна повторяемость, а не количество. Сто одинаковых счетов в месяц автоматизируются лучше, чем тысяча документов, каждый из которых выглядит иначе. Ответ даёт анализ на ваших файлах, а не таблица.

Заменит ли это людей?

Заменяет переписывание, а не решения. Обычно заканчивается тем, что тот же человек обрабатывает исключения и контролирует результаты вместо того, чтобы вводить всё подряд.

Принимает ли AI решения за нас?

Нет. Модуль распознаёт и предлагает, а запись проходит через правила и — там, где это существенно, — через утверждение человеком. Каждая операция остаётся в журнале, поэтому видно, что система сделала и на каком основании.

А если изменится формат документа или требования?

Правила описаны отдельно от кода именно для этого. Изменение формата счёта — это изменение правила, а не перестройка системы, и после передачи вы сделаете его без нас.

Можно ли встроить это в нашу текущую систему?

Обычно да — интегрируемся с ERP, складом, бухгалтерией и почтой. Если у системы нет API, смотрим другие пути обмена данными и прямо говорим, когда какой-то из них хрупкий.

Поговорим о вашем проекте

Выберите время разговора или оставьте номер — перезваниваем в рабочие часы.

илиОставить номер — перезвоню