ChatGPT i dane klientów. Jeden przełącznik, który warto sprawdzić przed wklejeniem maila

Ktoś w biurze wkleja do ChatGPT kilka maili z reklamacjami i prosi o uprzejme odpowiedzi. Odpowiedzi są dobre. W rozmowie zostały jednak dane klientów, czyli imiona i nazwiska, telefony i numery zamówień.

Nie stało się nic strasznego. Ale jeśli robicie tak na co dzień, dobrze wiedzieć, które ustawienie decyduje o tym, co dalej dzieje się z taką rozmową.

Ustawienie prywatności, które decyduje o danych klientów w ChatGPT

W ChatGPT jest jeden przełącznik, który decyduje, czy Wasze rozmowy mogą służyć do trenowania modeli OpenAI. W angielskiej wersji nazywa się Improve the model for everyone i leży w Settings, w sekcji Data controls.

Na komputerze otwieracie menu konta, potem ustawienia i sekcję kontroli danych. Tam jest przełącznik o ulepszaniu modelu dla wszystkich. W telefonie do ustawień prowadzi ikona profilu w panelu bocznym. Polska wersja pomocy OpenAI jest tłumaczona maszynowo, więc nazwy w aplikacji mogą brzmieć trochę inaczej niż w instrukcji.

Gdy przełącznik jest wyłączony, nowe rozmowy nie są używane do trenowania modeli. Nadal widzicie je w historii, nic nie znika. Po zalogowaniu ustawienie obowiązuje na całym koncie, w przeglądarce i w aplikacji, więc wystarczy zmienić je raz.

Jest jeszcze szczegół, o którym mało kto wie. Jeśli ocenicie odpowiedź łapką w górę albo w dół, cała ta rozmowa może trafić do trenowania, nawet przy wyłączonym przełączniku. W rozmowach z danymi klientów lepiej łapek nie klikać.

Czat tymczasowy na jedną sprawę

Do pojedynczej sprawy, której nie chcecie trzymać w historii, jest czat tymczasowy. Taka rozmowa nie pokazuje się w historii, nie zapisuje niczego w pamięci ChatGPT i nie służy do ulepszania modeli. OpenAI może ją przechowywać do 30 dni ze względów bezpieczeństwa.

W Claude podobnie działa czat incognito, który włącza się ikoną ducha przy nowej rozmowie. Nie trafia do historii ani do trenowania i jest przechowywany przez 30 dni.

Claude i plany firmowe działają inaczej

Claude ma własny przełącznik o tym samym znaczeniu. Znajdziecie go w ustawieniach, w zakładce prywatności, i dotyczy kont Free, Pro i Max.

Gdy jest włączony, Anthropic może przechowywać rozmowy do 5 lat. Gdy jest wyłączony, obowiązuje zwykły okres 30 dni.

W planach firmowych jest odwrotnie. OpenAI domyślnie nie używa do trenowania treści z ChatGPT Business i Enterprise. Anthropic domyślnie nie używa rozmów z planów Team i Enterprise, chyba że ktoś sam wyśle ocenę odpowiedzi łapką.

Jeśli kilka osób w firmie korzysta z AI na prywatnych kontach, każda może mieć inne ustawienie i nikt tego nie sprawdza. Wspólny plan firmowy wszystko tu upraszcza.

Klient A zamiast nazwiska

Ustawienia to połowa sprawy. Druga połowa to to, co w ogóle trafia do czatu.

Zanim wkleicie mail, zamieńcie imię i nazwisko na „Klient A”, a telefon i adres usuńcie. Odpowiedź będzie tak samo dobra, bo do napisania uprzejmej odpowiedzi na reklamację model nie musi wiedzieć, jak klient się nazywa. Nazwisko wstawicie z powrotem już w poczcie.

To samo dotyczy tabel. Jeśli prosicie o uporządkowanie zestawienia zamówień, usuńcie wcześniej kolumny z nazwiskami i telefonami. Model i tak pracuje na datach i produktach, a nie na tym, kto zamówił.

Hasła, PESEL, numery dowodów i kart płatniczych nie trafiają do czatu wcale. Po wklejeniu są już na cudzym serwerze i żaden przełącznik tego nie cofnie.

Od Waszej firmy zależy, czy przy takim użyciu AI potrzebna jest umowa powierzenia albo zmiana w rejestrze czynności przetwarzania. Takie pytania o RODO warto sprawdzić z prawnikiem, najlepiej zanim AI stanie się codziennym narzędziem w biurze.

Jeśli te same maile przechodzą przez czat codziennie, ten krok można ułożyć porządniej. Przy automatyzacji z AI to, gdzie trafiają dane, ustala się na początku, a nie po fakcie.

Otwórzcie dziś ustawienia ChatGPT i sprawdźcie ten jeden przełącznik w kontroli danych. A w biurze umówcie się na prostą zasadę, że nazwiska i numery zamieniamy na „Klient A”, zanim cokolwiek trafi do czatu.