Automatyzacja procesów, AI i OCR — studio z Gdańska

Ktoś w firmie codziennie przepisuje to samo: faktury do księgowości, dane z formularzy do arkusza, zamówienia z maila do magazynu. Najdroższe w tym nie są godziny — najdroższe są literówki, które wychodzą dopiero przy zamknięciu miesiąca.

Automatyzacja zaczyna się od jednego procesu, nie od rewolucji. Dokument czyta system, reguły walidacji zatrzymują błędny zapis, zanim trafi do bazy, a człowiek zostaje tam, gdzie naprawdę jest potrzebny — przy wyjątkach i przy decyzjach.

Uproszczona ilustracja: podgląd dokumentu, pola odczytane z papieru i reguła walidacji. Rysunek poglądowy, nie zrzut ekranu z wdrożenia.

Co wchodzi w zakres

  • Analiza dokumentów i reguł na Waszych prawdziwych plikach, nie na przykładowych
  • Odczyt dokumentów (OCR) zamiast ręcznego przepisywania
  • Reguły walidacji zatrzymujące błędny dokument przed zapisem do bazy
  • Ścieżka wyjątków: co dzieje się z dokumentem, którego system nie rozumie
  • Moduł AI jako osobny komponent — da się go wyłączyć albo wymienić bez przebudowy reszty
  • Przetwarzanie w uzgodnionej infrastrukturze, bez przekazywania treści do zewnętrznych serwisów
  • Integracja z ERP, magazynem, księgowością i pocztą
  • Rejestr operacji: widać, co i kiedy zrobił system oraz kto to zatwierdził
  • Hosting, certyfikat SSL, kopie zapasowe i monitoring skonfigurowane w ramach wdrożenia
  • Techniczna strona RODO — dokumenty firmowe niemal zawsze zawierają dane osobowe
  • Dokumentacja reguł, przekazanie dostępów i pełna własność kodu

Hosting, certyfikat SSL, kopie zapasowe i techniczna strona obowiązków RODO są konfigurowane w ramach wdrożenia — to część uzgodnionej ceny, nie osobna pozycja. Późniejsza opieka nad działającym systemem, czyli aktualizacje, monitoring i wsparcie, to osobny abonament, wyceniany przy przekazaniu.

Jak pracujemy

  1. Analiza dokumentów i reguł

    Bierzemy realne pliki z ostatnich tygodni i sprawdzamy, co się w nich powtarza, a co jest wyjątkiem. To rozstrzyga, czy automatyzacja w ogóle się opłaci — i czasem odpowiedź brzmi, że nie.

    Od Was potrzebujemy Kompletu przykładowych dokumentów, także tych brzydkich: skanowanych krzywo, z dopiskami, z pieczątką na kwocie.

  2. Prototyp na Waszych plikach

    Pokazujemy odczyt na Waszych dokumentach, nie na demonstracyjnych. Od razu widać, gdzie system się myli i co trzeba doprecyzować w regułach.

    Od Was potrzebujemy Osoby, która dziś te dokumenty przepisuje — to ona wie, gdzie są pułapki.

  3. Wdrożenie na jednym procesie

    Uruchamiamy jeden typ dokumentu, równolegle z dotychczasową pracą. Dopóki wyniki się nie zgadzają, automat niczego nie zastępuje.

    Od Was potrzebujemy Zgody na okres pracy równoległej i osoby, która porówna wyniki.

  4. Rozszerzenie na kolejne

    Gdy pierwszy proces działa, dokładamy następne typy dokumentów. Reguły i integracje są już na miejscu, więc każdy kolejny jest tańszy od pierwszego.

    Od Was potrzebujemy Decyzji, który proces jest następny w kolejce.

  5. Przekazanie i opieka

    Dokumentacja reguł, szkolenie i przekazanie dostępów. Reguły opisujemy tak, żeby dało się je zmienić bez nas.

    Od Was potrzebujemy Wskazania osoby, która będzie zarządzać regułami po Waszej stronie.

Ile rocznie kosztuje praca wykonywana ręcznie

Policzcie, ile rocznie kosztują godziny spędzane na przepisywaniu danych ręcznie.

Pełny koszt pracodawcy, a nie stawka netto — inaczej wynik będzie zaniżony.

To Wasze założenie. Nie mamy tu liczby do podstawienia — zależy ona od Waszego procesu, nie od branży.

Uzupełnijcie wszystkie pola — bez nich nie ma czego liczyć. Nie podstawiamy żadnych wartości domyślnych, bo każda z nich byłaby naszym założeniem, nie Waszym.

To arytmetyka z podanych przez Was założeń, nie nasza prognoza. Każda liczba w wyniku pochodzi z pól powyżej — nie ma tu żadnych średnich rynkowych ani szacunków z naszej strony.

Otwórz pełny kalkulator →

Częste pytania

Czy nasze dokumenty trafiają do zewnętrznego dostawcy AI?

Domyślnie nie: moduł przetwarza dokumenty w uzgodnionej infrastrukturze, a treść nie wychodzi na zewnątrz. Gdyby konkretny projekt wymagał modelu zewnętrznego, mówimy o tym przed podpisaniem umowy — to zmienia dokumentację RODO po Waszej stronie i nie jest szczegółem technicznym.

Co się dzieje, gdy system źle odczyta dokument?

Zatrzymują go reguły walidacji, zanim zapis trafi do bazy. Dokument idzie na ścieżkę wyjątków i czeka na człowieka. Projektujemy to tak, żeby błąd kosztował sprawdzenie, a nie korektę w księgowości.

Ile dokumentów trzeba mieć, żeby to się opłacało?

Nie ma jednej granicy — liczy się powtarzalność, nie liczba. Sto identycznych faktur miesięcznie automatyzuje się lepiej niż tysiąc dokumentów, z których każdy wygląda inaczej. Odpowiedź daje analiza na Waszych plikach, nie tabela.

Czy to zastąpi ludzi?

Zastępuje przepisywanie, nie decyzje. Zwykle kończy się tak, że ta sama osoba obsługuje wyjątki i kontroluje wyniki, zamiast wprowadzać wszystko po kolei.

Czy AI podejmuje decyzje za nas?

Nie. Moduł odczytuje i proponuje, a zapis przechodzi przez reguły i — tam, gdzie to istotne — przez zatwierdzenie człowieka. Każda operacja zostaje w rejestrze, więc widać, co system zrobił i na jakiej podstawie.

Co, gdy zmieni się format dokumentu albo przepisy?

Reguły są opisane osobno od kodu właśnie po to. Zmiana formatu faktury jest zmianą reguły, a nie przebudową systemu, i po przekazaniu możecie zrobić ją bez nas.

Czy da się to wpiąć w nasz obecny system?

Zwykle tak — integrujemy się z ERP, magazynem, księgowością i pocztą. Jeśli system nie udostępnia API, sprawdzamy inne drogi wymiany danych i mówimy wprost, kiedy któraś z nich jest krucha.

Porozmawiajmy o Waszym projekcie

Wybierzcie termin rozmowy albo zostawcie numer — oddzwaniamy w godzinach pracy.

lubZostaw numer — oddzwonię