Systemy CRM dla firm z Trójmiasta i całej Polski
Dopóki proces mieszka w arkuszach i skrzynce pocztowej, nikt nie zna jego aktualnego stanu — każdy zna swój fragment. Pytanie o to, na czym stoi konkretna sprawa, wymaga wtedy trzech telefonów, a odpowiedź i tak bywa nieaktualna.
System zarządzania jest po to, żeby stan był jeden i widoczny. Nie chodzi o kolejne miejsce do wpisywania danych — chodzi o to, żeby przestało ich być kilka.
Co wchodzi w zakres
- Analiza wymagań i procesu: kto, co i kiedy zmienia w sprawie
- Architektura dopasowana do specyfiki branży, nie do uniwersalnego CRM-a
- Jeden aktualny stan procesu zamiast arkuszy i skrzynki pocztowej
- Uprawnienia opisane tym, co ludzie robią, a nie strukturą organizacyjną
- Historia zmian: widać, kto i kiedy zmienił dokument oraz jaka była poprzednia wartość
- Rozdzielone środowiska dev, stage i produkcja z monitoringiem
- Automatyczne wydanie wersji zamiast ręcznego wgrywania na serwer
- Integracje z pocztą, kalendarzem i systemami, które już u Was działają
- Widoki i zestawienia dla tych, którzy podejmują decyzje, a nie tylko dla obsługi
- Hosting, certyfikat SSL, kopie zapasowe i monitoring skonfigurowane w ramach wdrożenia
- Techniczna strona RODO: minimalizacja, retencja, rejestr operacji
- Dokumentacja, przekazanie dostępów i pełna własność kodu
Hosting, certyfikat SSL, kopie zapasowe i techniczna strona obowiązków RODO są konfigurowane w ramach wdrożenia — to część uzgodnionej ceny, nie osobna pozycja. Późniejsza opieka nad działającym systemem, czyli aktualizacje, monitoring i wsparcie, to osobny abonament, wyceniany przy przekazaniu.
Wiecie już, co wchodzi w zakres. Resztę — termin, kolejność prac i to, co może poczekać — ustalimy w rozmowie.
Jak pracujemy
Analiza wymagań
Opisujemy proces takim, jaki jest naprawdę, razem z obejściami, które ludzie sami wymyślili. To one najczęściej pokazują, czego w systemie zabraknie.
Od Was potrzebujemy Rozmów z osobami z różnych ról, nie tylko z kierownictwem.
Projekt architektury
Ustalamy model danych, role i granice systemu: co jest w środku, a co zostaje w narzędziach, które już działają i działać mają dalej.
Od Was potrzebujemy Decyzji, które systemy zostają, a które mają zniknąć.
Prototyp
Klikalne kluczowe ekrany przed kodem produkcyjnym. Na tym etapie zmiana układu kosztuje rozmowę.
Od Was potrzebujemy Uwag od osób, które będą w systemie pracować codziennie.
Wdrożenie i integracje
Moduł po module, każdy najpierw na środowisku testowym. Migracja danych z arkuszy jest osobnym krokiem z własnym sprawdzeniem.
Od Was potrzebujemy Uporządkowanych danych do migracji — to zwykle najdłuższa część pracy po Waszej stronie.
Przekazanie i opieka
Szkolenie ról, dokumentacja, przekazanie repozytorium i dostępów. Opieka jest osobną, dobrowolną umową.
Od Was potrzebujemy Wskazania administratora systemu po Waszej stronie.
Ile kosztują trzy lata: własne rozwiązanie czy abonament
Porównajcie skumulowany koszt dwóch dróg przez 36 miesięcy. Wszystkie liczby wpisujecie sami.
Wdrożenie, migracja, konfiguracja. Jeśli alternatywa nic nie kosztuje na starcie — wpiszcie 0.
Uzupełnijcie wszystkie pola — bez nich nie ma czego liczyć. Nie podstawiamy żadnych wartości domyślnych, bo każda z nich byłaby naszym założeniem, nie Waszym.
Czego ten rachunek nie obejmuje
Cena wdrożenia to nie cena posiadania
Powyżej porównujecie dwie drogi po cenie. Kod nie jest jednak rzeczą, którą stawia się raz: biblioteki, wtyczki i sama platforma starzeją się same — także wtedy, gdy na stronie nic się nie zmienia. Ktoś musi to śledzić, i jest to osobna pozycja w budżecie, a nie „gwarancja”.
Terminy końca wsparcia ogłasza się z góry
Data końca wsparcia platformy nie jest niespodzianką — ogłasza się ją z wyprzedzeniem. Zaskoczeniem bywa dopiero rachunek, bo sklepy, które nie zaplanowały migracji, i tak musiały ją przeprowadzić, tyle że pod presją terminu i bez zaplanowanego budżetu.
Adobe zapowiedziało koniec wsparcia Magento 1 w 2018 r., ze skutkiem na 30 czerwca 2020 r. — to fakt historyczny dotyczący jednej platformy, a nie prognoza dla Waszej
Za dane klientów odpowiadacie Wy, nie wykonawca
Jeśli system zbiera dane osobowe, administratorem jest jego właściciel — niezależnie od tego, kto go zbudował i czy nadal się nim zajmuje (art. 4 pkt 7 RODO). Porzucony projekt nie przenosi tej odpowiedzialności na nikogo innego, a przestaje być aktualizowany.
To arytmetyka z podanych przez Was założeń, nie nasza prognoza. Każda liczba w wyniku pochodzi z pól powyżej — nie ma tu żadnych średnich rynkowych ani szacunków z naszej strony.
Częste pytania
Czym to się różni od gotowego CRM-a z abonamentem?
Gotowy CRM narzuca swój model pracy i zwykle jest tańszy, dopóki proces do niego pasuje. Własny system opisuje Wasz proces i nie ma abonamentu za dostęp do własnych danych. Jeśli gotowe narzędzie u Was wystarcza, powiemy to wprost.
Czy przeniesiecie dane z arkuszy?
Tak, migracja jest osobnym etapem projektu. Największą pracą jest zwykle uporządkowanie danych przed przeniesieniem i to część, w której potrzebujemy Was.
Ilu użytkowników obsłuży system?
Projektujemy pod liczbę ustaloną na starcie, z zapasem na wzrost. Nie ma licencji na użytkownika — dołożenie kolejnej osoby nie zmienia rachunku.
Czy zobaczymy, kto co zmienił?
Tak, historia zmian jest częścią zakresu: widać, kto i kiedy zmienił dokument oraz jaka była poprzednia wartość.
Co, jeśli proces zmieni się za rok?
To normalne i architektura to zakłada. Zmiana etapu, pola albo roli nie wymaga przebudowy systemu, a część z nich po przekazaniu zrobicie sami.
Kto odpowiada za bezpieczeństwo danych?
Po stronie technicznej my, w ramach uzgodnionego zakresu: rozdzielone środowiska, uprawnienia, kopie zapasowe, izolacja danych kluczowych. Dokumenty prawne — umowa powierzenia, rejestr czynności przetwarzania — to zadanie dla Waszego prawnika i mówimy o tym wprost.
Ile trwa wdrożenie?
Zależy od liczby ról i integracji — zwykle od kilku tygodni do kilku miesięcy. Harmonogram ustalamy razem z zakresem i stałą ceną, przed rozpoczęciem prac.
Porozmawiajmy o Waszym projekcie
Wybierzcie termin rozmowy albo zostawcie numer — oddzwaniamy w godzinach pracy.