System rezerwacji online dla firmy. Pięć sygnałów, że wizytówka już nie wystarcza

Późny wieczór. Właścicielka salonu dostaje wiadomość „Czy jutro po południu jest coś wolnego?”. Grafik leży w zeszycie w salonie, więc odpisze dopiero rano, a rano klientka może już być umówiona gdzie indziej. To jeden z tych momentów, w których system rezerwacji online dla firmy przestaje wyglądać na fanaberię.

Nie znaczy to, że każda firma go potrzebuje. Poniżej są sygnały, po których to widać, i sytuacje, w których lepiej zostać przy czymś prostszym.

Kiedy strona wizytówka w zupełności wystarczy

Dla wielu firm dobra strona wizytówka i numer telefonu to dokładnie tyle, ile trzeba. Jeśli klientów jest tylu, że spokojnie umawiacie ich przez telefon, a oni sami wolą zadzwonić, system rezerwacji dołoży Wam tylko kolejne miejsce do pilnowania.

Wizytówka ma wtedy jedno zadanie. Ktoś, kto Was znalazł, ma szybko zrozumieć, czym się zajmujecie, i jednym dotknięciem do Was zadzwonić. Jeśli to dobrze działa na telefonie, nie ma powodu dokładać niczego więcej.

Sygnały, że przyda się system rezerwacji online

Coś więcej niż wizytówka zaczyna mieć sens, gdy widzicie u siebie kilka z tych rzeczy naraz:

• Zapisy przychodzą o każdej porze. Telefony, SMS-y i wiadomości na Messengerze, także wieczorem i w weekend. Ktoś musi na nie odpowiadać, a każda godzina zwłoki to szansa, że klient umówi się gdzie indziej.
• Klienci zapominają o wizytach. Puste okienko w grafiku to czas, którego nikt już nie odda. Przypomnienie dzień wcześniej może wysyłać się samo, ale tylko wtedy, gdy termin jest w systemie, a nie w zeszycie.
• Wszystko jest w zeszycie albo w arkuszu. To działa, dopóki prowadzi go jedna osoba. Gdy ta osoba choruje albo ma urlop, nikt nie wie, kto jest umówiony na jutro.
• Te same pytania wracają codziennie. Ile trwa wizyta, czy jest gdzie zaparkować, jak się przygotować. Odpowiedzi mogą stać obok formularza rezerwacji, zamiast krążyć w kolejnych wiadomościach.
• Dane klienta leżą w kilku miejscach. Numer w telefonie, historia w zeszycie, płatności w banku. Żeby przypomnieć sobie, co ostatnio dla kogoś robiliście, trzeba przejrzeć wszystko po kolei.

Jeden sygnał to jeszcze nie powód do zmian. Kilka naraz to dobry moment, żeby usiąść i policzyć.

Gotowa platforma czy własny system

Gotowe platformy do rezerwacji istnieją i w wielu przypadkach są dobrym wyborem. Jeśli macie typowe usługi i jeden grafik, a chcecie zacząć od razu, platforma da Wam kalendarz i przypomnienia bez projektu i bez czekania. Często to najrozsądniejszy pierwszy krok.

Przy wyborze platformy sprawdźcie, czy da się z niej wyeksportować listę klientów i historię wizyt. Jeśli kiedyś zechcecie przejść na coś innego, od tego zależy, czy zaczniecie od zera.

Własny system ma sens wtedy, gdy rezerwacja jest tylko kawałkiem większej całości. Na przykład gdy po wizycie trzeba prowadzić historię klienta, przygotować dokument albo połączyć grafik z czymś, co już u Was działa. Wtedy zamiast kolejnego narzędzia obok macie jedno miejsce, w którym jest wszystko.

W systemie, który zrobiliśmy dla jednej kancelarii, klient wybiera usługę, język, dzień i godzinę. Biuro potwierdza termin, klient dostaje maila z wizytą do kalendarza, a dzień wcześniej przypomnienie. Nikt nie przepisuje niczego z telefonu do zeszytu.

Podobnie jest z panelem klienta i prostym CRM. Panel przydaje się tam, gdzie klient wraca po coś konkretnego, na przykład po dokumenty albo po status swojej sprawy. Prosty CRM to jedno miejsce z historią każdego klienta, zamiast zeszytu i kontaktów w telefonie. Takie rzeczy budujemy jako systemy CRM dopasowane do tego, jak naprawdę pracujecie.

Jak to policzyć, zanim cokolwiek zamówicie

Zanim podejmiecie decyzję, zbierzcie godziny. Przez tydzień zapisujcie, ile czasu idzie na umawianie terminów, przepisywanie grafiku, przypominanie klientom i szukanie ich danych. Wystarczy kartka przy telefonie.

Potem wpiszcie to do kalkulatora czasu pracy. Podajecie godziny w miesiącu, liczbę osób i koszt godziny, a kalkulator pokazuje, ile ta praca kosztuje w skali roku. Wszystkie liczby są Wasze, my niczego za Was nie podstawiamy.

Jeśli wynik jest mały, zostańcie przy wizytówce i telefonie. To uczciwa odpowiedź i nikt nie powinien Was namawiać na więcej.

Jeśli po tygodniu notowania widać, że umawianie terminów zjada czas, który wolelibyście spędzić z klientami, to dobry moment na rozmowę o systemie.